The present guidelines stem from the obligation of the English Montreal School Board (EMSB), under section 63.4 of the Act respecting Access to documents held by public bodies and the Protection of personal information, to publish its confidentiality governance on its website, in simple and clear terms, when it collects personal information by technological means. These guidelines are part of the other frameworks applicable to the EMSB, such as its Information Security Policy, and apply to the websites of the EMSB, including those of its educational institutions.

In the event that the technological means refer to a website or technological means of another (third-party) organization, the privacy guidelines or policy of the third-party website or other technological means applies. In this case, please refer to their privacy guidelines or policy.

You should be aware that as soon as you access the websites of the EMSB, automatically and without you having to intervene, an exchange of information takes place between your computer and our server. This information does not identify you personally. The information exchanged is as follows:

• the domain name of the Internet provider;
• IP address (the number or number automatically assigned to the visitor's computer by the Internet Service Provider for the purpose of Internet browsing);
• browser type (Edge, Google, Firefox, etc.);
• the operating system the visitor is using (Windows, MAC OS, etc.);
• the date and time the visitor accesses the site;
• the pages viewed and the duration of those views;
• the address of the originating site if the visitor accesses our site from another site;
• device type and model (e.g., iPhone 11);
• the screen resolution of the device;
• the region or municipality, as determined by IP address.

This transfer of information arises from the technological requirements inherent to Internet browsing and is used for statistical purposes (e.g., compiling the number of visitors and identifying the most visited pages on the organization's website). Under no circumstances will we use them to compile lists of users.

Only the staff members concerned from the administrative services and institutions of the EMSB will have access to this information (e.g., administration of the institution concerned, staff of the Communications Office, staff of the Information Technology Department).

EMSB websites do not place any permanent cookies on users' hard drives, but only a temporary cookie required to improve the performance of certain features of the site.

You can use your browser options to disable the acceptance of cookies at any time. However, this may deprive you of some of the advanced features of the website. To manage cookies in a particular browser, see the following pages:

• Delete and manage cookies with Microsoft Edge
• Manage cookies and website data in Safari on Mac
• Enable or disable cookies in Chrome
• Allow and block cookies in Firefox

You can also manage the storage of cookies by changing the settings on your smartphone:

• Clear history and cookies saved in Safari on your iPhone, iPad, or iPod touch
• Delete your history and activity on Android

In the event that the User voluntarily communicates personal or other confidential information using an online form, only the information required to follow up on the User's request or to respond to the User's message will be collected and used.

Only the staff members of the EMSB concerned by this collection of personal information will have access to it (e.g., Educational Services, School Organization).

You can contact the EMSB using a variety of secure tools, including telephone and in-person services.

The transmission of information by e-mail is not completely secure. For this reason, the EMSB advises you to not disclose sensitive personal information, such as your social insurance number, by email. It does the same when it involves the transmission of sensitive personal information.

The EMSB currently does not publish any first-party mobile applications on the Apple App Store or Google Play store. For the privacy guidelines or policy of any third-party applications (e.g., mParent for Mozaik access), please visit the developer’s website directly.

The EMSB is committed to ensuring the protection of the personal information entrusted to it, in accordance with its obligations.

Personal information is retained for as long as necessary to carry out the activities of the School Board and in accordance with applicable legislation.

To this end, the EMSB implements security measures to ensure the confidentiality of the personal information it collects, such as computer software or strict procedures for accessing this information, as well as control and verification measures, including:

• Secure Sockets Layer (SSL) Encryption
• Access Management – Authorized Person
• Access Management – Data Subject
• Network Monitoring Software
• Computer Backup
• Firewalls

The EMSB also has strict procedures in place in the event of a confidentiality incident, the purpose of which is to limit the consequences of such an incident. It ensures that personal information is destroyed in a secure manner to ensure the confidentiality of the information.

All staff members of the EMSB are required to respect the confidentiality of the personal information that is collected and sign a form accepting its Information Security Policy.

Any user may request access to their personal information held by the EMSB in accordance with the provisions of the Act respecting Access to documents held by public bodies and the Protection of personal information. They may also request the rectification of personal information concerning them when it is inaccurate, incomplete or ambiguous or when the collection, communication or retention of such personal information is not authorized by law.

This request must be made in writing to the Access to Information and Privacy Officer:

Nathalie Lauzière
Access to Information and Privacy Officer
English Montreal School Board
6000 Fielding Avenue
Montreal, Québec H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca

The person responsible for access to documents and the protection of personal information is also responsible for ensuring compliance with the present guidelines. To make comments or complaints about non-compliance with the guidelines, the request must be made in writing:

Nathalie Lauzière
Access to Information and Privacy Officer
English Montreal School Board
6000 Fielding Avenue
Montreal, Québec H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca

If you have any questions about the guidelines, you can contact the person in charge by consulting the Contact Us section or contact us as follows:

Nathalie Lauzière
Access to Information and Privacy Officer
English Montreal School Board
6000 Fielding Avenue
Montreal, Québec H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca

The EMSB may modify the present Privacy Guidelines at any time and at its sole discretion. Users are therefore asked to regularly consult the EMSB website to verify if any changes have been made.

These guidelines were approved by the Access to Information Committee and entered into force on January 19, 2024.

La présente directive découle de l'obligation de la Commission scolaire English-Montréal (CSEM), prévue à l'article 63.4 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, de publier sur son site Web sa politique de confidentialité, rédigée en termes simples et clairs, lorsqu'elle recueille des renseignements personnels par un moyen technologique. La présente directive s'inscrit à l'intérieur des autres encadrements applicables à la CSEM, notamment sa Politique sur la sécurité de l'information, et s'applique aux sites Web de la CSEM, y compris ceux de ses établissements d'enseignement.

Dans le cas où le moyen technologique renvoie à un site Web ou un moyen technologique d'un autre organisme (un tiers), la directive ou la politique de confidentialité de ce site ou de cet autre moyen technologique s'applique. Il convient alors de se référer à cette directive ou politique de confidentialité.

Vous devez savoir que dès que vous accédez aux sites Web de la CSEM, un échange d'informations s'effectue automatiquement entre votre ordinateur et notre serveur, sans que vous ayez à intervenir. Ces informations ne vous identifient pas personnellement. L'information échangée est la suivante :

• le nom de domaine du fournisseur Internet;
• l’adresse IP (nombre ou numéro automatiquement assigné à l’ordinateur de la personne qui visite le site par le fournisseur d’accès Internet aux fins de la navigation sur le Web);
• le type de navigateur (Edge, Google, Firefox, etc.);
• le système d’exploitation utilisé par la personne qui visite le site (Windows, MAC OS, etc.);
• la date et l’heure auxquelles la personne accède au site;
• les pages consultées et la durée de ces consultations;
• l’adresse du site d’origine si la personne accède à notre site à partir d’un autre site;
• le type et le modèle d’appareil (p. ex., iPhone 11);
• la résolution d’écran de l’appareil;
• la région ou la municipalité, déterminée d’après l’adresse IP.

Ce transfert d'informations découle des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet et est utilisé à des fins statistiques (p. ex., compilation du nombre de visites et identification des pages les plus consultées sur le site Web de l'organisation). En aucune circonstance, nous ne les utiliserons pour dresser des listes d'utilisateurs ou d’utilisatrices.

Seuls les membres du personnel concernés des services administratifs et des établissements de la CSEM auront accès à ces renseignements (p. ex., la direction de l'établissement concerné, le personnel de la Division des communications, le personnel du Service des technologies de l'information).

Les sites Web de la CSEM ne placent aucun fichier témoin permanent sur les disques durs des utilisateurs et utilisatrices, mais uniquement un fichier témoin temporaire requis pour améliorer la performance de certaines fonctionnalités du site.

À tout moment, vous pouvez, à l'aide des options de votre navigateur, désactiver l'acceptation des fichiers témoins. Toutefois, cette désactivation pourrait vous priver de certaines fonctionnalités avancées du site Web. Pour gérer les fichiers témoins dans un navigateur particulier, consultez les pages suivantes :

• Supprimer et gérer les cookies avec Microsoft Edge
• Gérer les cookies et les données de sites Web dans Safari sur Mac
• Activer ou désactiver les cookies dans Chrome
• Autoriser et bloquer les cookies dans Firefox

Vous pouvez également gérer l'enregistrement des fichiers témoins en modifiant les paramètres de votre téléphone intelligent :

• Effacer l’historique et les cookies enregistrés dans Safari sur votre iPhone, iPad ou iPod touch
• Supprimer votre historique et votre activité sur Android

Lorsque l'utilisateur ou l’utilisatrice communique volontairement des renseignements personnels ou autres informations confidentielles à l'aide d'un formulaire transmissible en ligne, seules les informations requises pour donner suite à sa demande ou pour répondre à son message seront collectées et utilisées.

Seuls les membres du personnel de la CSEM concernés par cette collecte de renseignements personnels y auront accès (p. ex., Services éducatifs, Organisation scolaire).

Vous pouvez communiquer avec la CSEM en utilisant différents outils sécuritaires, dont les services téléphoniques et en personne.

La transmission des renseignements par courriel n'est pas totalement sécurisée. C'est pourquoi la CSEM vous déconseille de divulguer, par courriel, des renseignements personnels sensibles, tels que votre numéro d'assurance sociale. Elle fait de même, de son côté, lorsqu'il s'agit de transmettre des renseignements personnels sensibles.

La CSEM ne publie actuellement aucune application mobile interne dans la boutique Apple ou Google Play. Pour connaître la directive ou la politique de confidentialité de toute application tierce (p. ex., mParent pour accéder à Mozaïk), veuillez consulter directement le site Web du concepteur.

La CSEM s'engage à assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, et ce, conformément à ses obligations.

Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des activités de la commission scolaire et en conformité avec les dispositions législatives applicables.

À cette fin, la CSEM met en place des mesures de sécurité permettant d'assurer la confidentialité des renseignements personnels qu'elle recueille, tels des logiciels ou des procédures strictes pour accéder à ces renseignements, ainsi que des mesures de contrôle et de vérification, notamment :

• Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
• Gestion des accès – personne autorisée
• Gestion des accès – personne concernée
• Logiciel de surveillance du réseau
• Sauvegarde informatique
• Pare-feu (Firewalls)

La CSEM dispose également de procédures strictes en cas d'incident de confidentialité dont le but est de limiter les conséquences liées à un tel incident. Elle s'assure de détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire afin de garantir la confidentialité des informations.

Tous les membres du personnel de la CSEM sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels qui sont recueillis et de signer un document attestant qu’ils acceptent de se conformer à la Politique sur la sécurité de l'information.

Les utilisateurs et utilisatrices peuvent demander l'accès aux renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par la CSEM, et ce, conformément aux dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il est également possible de demander la rectification d'un renseignement personnel les concernant lorsque celui-ci est inexact, incomplet ou équivoque ou lorsque la collecte, la communication ou la conservation de ces renseignements personnels ne sont pas autorisées par la loi.

Cette demande doit être adressée par écrit à la responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels :

Nathalie Lauzière
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Commission scolaire English-Montréal
6000, avenue Fielding
Montréal (Québec) H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca

La personne responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels est également chargée de veiller au respect de la présente directive. Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette directive, la demande doit lui être adressée par écrit :

Nathalie Lauzière
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Commission scolaire English-Montréal
6000, avenue Fielding
Montréal (Québec) H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca

Pour toute question relative à la présente directive, vous pouvez vous adresser à la personne responsable en consultant la section « Nous joindre » ou communiquer avec nous de la façon suivante :

Nathalie Lauzière
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Commission scolaire English-Montréal
6000, avenue Fielding
Montréal (Québec) H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca

La CSEM peut modifier en tout temps et à sa seule discrétion la présente directive en matière de confidentialité. Les utilisateurs et les utilisatrices sont donc invités à consulter régulièrement le site Web de la CSEM pour vérifier si des modifications y ont été apportées.

La présente directive a été approuvée par le comité sur l'accès à l'information et est entrée en vigueur le 19 janvier 2024.